tor tururi informative ont.semnat.pdf
Pag. 1
Caiet de sarcini privind achiziționarea Serviciilor de organizare a tururilor informative pentru IP Oficiul Național al Turismului I. Obiectul achiziției Achiziționarea Serviciilor de organizare și gestionare a tururilor informative (info-tours / press-trips) destinate promovării ofertei turistice a Republicii Moldova, adresate reprezentanților mass -media, blogerilor, tur - operatorilor, agențiilor de turism, partenerilor instituționali și altor categorii de invitați ai Oficiului Național al Turismului (în continuare – ONT), atât la nivel local/național, cât și internațional. II. Context și scop ONT organizează, pe parcursul anului, tururi informative menite să familiarizeze reprezentanții mass-media, ai industriei turistice și alți parteneri cu oferta turistică a Republicii Moldova, în scopul promovării destinației Moldova pe piețele interne și externe. Pentru asigurarea unei organizări profesioniste, eficiente și coordonate a acestor tururi, ONT intenționează să contracteze o companie specializată (în continuare – Prestator) care va gestiona integral procesul logistic și organizatoric al tururilor informative, pe toată durata contractului. III. Clasificarea tururilor informative Serviciile solicitate se împart în două categorii, în funcție de complexitatea logistică și de proveniența participanților: 3.1. Tururi locale/naționale - adresate participanților care nu necesită cazare (participanți rezidenți sau aflați deja pe teritoriul Republicii Moldova); - includ, de regulă: transport, ghidaj, mese/degustări (după caz), vizite la obiective turistice; - durata minimă: 1 zi; pot fi organizate și tururi de mai multe zile, fără cazare. 3.2. Tururi internaționale - adresate participanților invitați din străinătate (jurnaliști, bloggeri, tur-operatori, parteneri externi); - includ, suplimentar față de serviciile de la pct. 3.1: cazare, masă completă, transfer aeroport-hotel-aeroport și, după caz, alte servicii conexe (asigurare medicală de călătorie etc.); - durata minimă: 1 zi; de regulă se desfășoară pe parcursul a mai multe zile, numărul exact fiind stabilit de ONT pentru fiecare tur în parte. IV. Servicii solicitate Pentru fiecare tur informativ organizat la solicitarea ONT, Prestatorul va asigura următoarele servicii: 4.1. Coordonarea și implementarea programului stabilit de ONT Itinerarul, obiectivele turistice și tematica fiecărui tur sunt stabilite și transmise de către ONT. Rolul Prestatorului constă în asigurarea bunei desfășurări a programului comunicat, prin: - planificarea operațională a programului transmis de ONT (orar, rute, durate estimate, succesiunea vizitelor); - semnalarea din timp către ONT a eventualelor constrângeri logistice sau de timp identificate în programul propus, cu formularea de soluții alternative; - asigurarea respectării programului aprobat pe toată durata desfășurării turului. 4.2. Coordonarea transportului Serviciile de transport sunt asigurate și contractate de prestator . P
Pag. 1–2
alternative; - asigurarea respectării programului aprobat pe toată durata desfășurării turului. 4.2. Coordonarea transportului Serviciile de transport sunt asigurate și contractate de prestator . Prestatorul răspunde de coordonarea operațională cu compania de transport, prin: - comunicarea către compania de transport a programului, rutelor, punctelor și orelor de îmbarcare/debarcare; - planificarea timpului de deplasare și corelarea acestora cu orarul vizitelor; - confirmarea disponibilității transportului pentru fiecare etapă a programului; - gestionarea, în comun cu compania de transport, a eventualelor modificări de traseu sau întârzieri survenite pe parcursul turului; - pentru tururile internaționale – coordonarea transferurilor aeroport–hotel–aeroport. Cerințe tehnice privind vehiculele: - Toate vehiculele puse la dispoziție de prestator trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele cerințe: - Stare tehnică foarte bună, cu inspecția tehnică periodică valabilă conform legislației Republicii Moldova; - Stare sanitară corespunzătoare – curate, dezinfectate, fără mirosuri neplăcute; - Dotate cu aer condiționat funcțional (răcire și încălzire); - Scaune reglabile și centuri de siguranță pentru toți pasagerii; - Anul fabricației: nu mai târziu de 201 8 pentru autocare, și nu mai târziu de 2019 pentru microbuze, minivan-uri și autoturisme. - Asigurare RCA valabile pe toată durata contractului; - Disponibilitate minimă garantată conform categoriei: Categorie vehicul Capacitate (locuri) Nr. minim unități disponibile An fabricație min. Autocar 21–50 locuri 1 buc. 2018 Microbuz 9–20 locuri 1 buc. 2019 Minivan 7–8 locuri 1 buc. 2019 Autoturism 4 locuri 1 buc. 2019 - 4.3. Cazare (aplicabil doar tururilor internaționale) - identificarea și rezervarea unităților de cazare corespunzătoare standardului solicitat de ONT; - confirmarea rezervărilor și gestionarea eventualelor modificări. 4.4. Contactarea și coordonarea locațiilor/obiectivelor turistice - identificarea și contactarea locațiilor, muzeelor, pensiunilor, restaurantelor, atracțiilor incluse în program; - rezervarea orelor de vizitare/programarea vizitelor; - confirmarea disponibilității și a condițiilor de vizitare; - coordonarea permanentă cu reprezentanții locațiilor, pe toată durata turului. 4.5. Ghidaj și alte servicii specializate Prestatorul nu este obligat să dispună de ghizi turistici sau alt personal specializat în cadrul echipei proprii. Acesta va contracta serviciile respective de la terți, asumându-și responsabilitatea pentru: - identificarea și contractarea ghizilor turistici, vorbitori ai limbii/limbilor necesare (română, engleză, rusă și alte limbi, după caz, în funcție de componența grupului); - verificarea faptului că persoanele contractate dispun de calificarea, autorizarea și experiența necesare prestării serviciilor solicitate; - coordonarea activității prestatorilor terți și asigurarea calității serviciilor prestate de aceștia. 4.6
Pag. 2–3
ispun de calificarea, autorizarea și experiența necesare prestării serviciilor solicitate; - coordonarea activității prestatorilor terți și asigurarea calității serviciilor prestate de aceștia. 4.6. Gestionarea participanților - confirmarea participării persoanelor invitate; - colectarea datelor necesare (nume, date de contact, eventuale cerințe speciale – alimentare, mobilitate etc.); - comunicarea permanentă cu participanții privind programul, punctele de întâlnire și orarul; - gestionarea eventualelor modificări de ultim moment (anulări, înlocuiri de participanți). 4.7. Masă/alimentație - organizarea meselor/degustărilor conform programului stabilit (mic dejun, prânz, cină, degustări tematice, după caz). 4.8. Alte servicii conexe - prezența unui coordonator de tur pe teren, pe toată durata desfășurării turului; - gestionarea situațiilor neprevăzute (întârzieri, modificări de traseu, condiții meteo etc.); - întocmirea unui raport de desfășurare a turului, însoțit de documentare foto, la finalizarea fiecărui tur. V. Volumul estimat al serviciilor Contractul va acoperi perioada cuprinsă între data semnării și 31 decembrie 2026. Pentru această perioadă, ONT estimează un necesar al serviciilor conform tabelului de mai jos: Nr. Categorie tur Volum minim garantat Observații 1. Tururi informative internaționale Minimum 1 tur pe perioada contractului Pot apărea tururi suplimentare, peste minimul garantat, la solicitarea ONT 2. Tururi informative locale/naționale 6 tururi informative Organizate exclusiv la solicitarea ONT, în funcție de necesități Numărul exact de participanți, durata, destinațiile și tematica fiecărui tur vor fi comunicate Prestatorului printr- o solicitare scrisă (comandă) din partea ONT, cu respectarea următoarelor termene minime de preaviz: - tururi locale/naționale – cu cel puțin 1 (una) săptămână înainte de data desfășurării turului; - tururi internaționale – cu cel puțin 2 (două) săptămâni înainte de data desfășurării turului. În situații excepționale, ONT poate transmite solicitări într -un termen mai scurt, cu acordul prealabil al Prestatorului. Notă: volumul indicat este orientativ pentru tururile locale/naționale – ONT nu își asumă obligația de a solicita un număr minim al acestora; fiecare comandă va fi confirmată separat, în limita bugetului disponibil și doar pentru tururile internaționale se garantează un minim de 3 comenzi pe durata contractului. VI. Modalitatea de formare a prețului Dat fiind faptul că tururile locale/naționale nu necesită cazare, spre deosebire de cele internaționale, oferta financiară va fi prezentată sub formă de tarife diferențiate, în funcție de tipul turului și de componentele de serviciu efectiv necesare pentru fiecare tip de tur: Nr. Componenta serviciului Tur local/național (fără cazare) Tur internațional (cu cazare) 1. Tarif de organizare și coordonare (per tur) Se ofertează Se ofertează 2. Transport și transferuri Se ofertează Se ofertează 3. Gh
Pag. 3–4
Tur local/național (fără cazare) Tur internațional (cu cazare) 1. Tarif de organizare și coordonare (per tur) Se ofertează Se ofertează 2. Transport și transferuri Se ofertează Se ofertează 3. Ghidaj (per zi) Se ofertează Se ofertează 4. Cazare (per persoană/noapte) Nu se aplică Se ofertează 5. Masă (per persoană/masă) Se ofertează Se ofertează 6. Coordonare în teren (coordonator de tur, per zi) Se ofertează Se ofertează Prețurile vor fi exprimate în lei moldovenești (MDL), cu specificarea distinctă a TVA, și vor include toate costurile de organizare, coordonare și comisioanele Prestatorului. Costul efectiv al fiecărui tur va fi calculat prin aplicarea tarifelor ofertate la numărul real de participanți, zile și servicii solicitate pentru turul respectiv, urmând a fi confirmat de ONT înainte de prestarea serviciilor. VII. Cerințe față de Prestator - experiență dovedită în organizarea de tururi turistice, evenimente similare, info-tours sau press-trips; - licență/autorizație de turism valabilă, conform legislației în vigoare a Republicii Moldova; - personal propriu responsabil de coordonarea logistică și organizatorică a tururilor (coordonatori de tur), cu experiență în gestionarea grupurilor; - capacitatea de a identifica și contracta prestatori terți calificați (ghizi turistici, unități de cazare și alimentație), cu asumarea responsabilității pentru calificarea, autorizarea și experiența acestora; - capacitate de a asigura servicii atât pentru tururi locale/naționale, cât și pentru tururi internaționale, inclusiv rezervări de cazare peste hotare/coordonare cu parteneri externi, după caz; - capacitate de mobilizare rapidă a resurselor necesare (cazare, ghizi, locații, alimentație) la solicitarea ONT; - experiență de colaborare cu instituții publice sau parteneri instituționali (constituie avantaj). VIII. Modalitatea de derulare a serviciilor - ONT transmite Prestatorului o solicitare scrisă (comandă), care include itinerarul, obiectivele turistice, tipul turului, perioada, numărul estimat de participanți și, după caz, bugetul disponibil, cu respectarea termenelor de preaviz prevăzute la pct.V; - Prestatorul prezintă spre aprobare planul logistic aferent programului transmis (orar detaliat, rute, servicii necesare), însoțit de o ofertă de preț pentru comanda respectivă; - după aprobarea de către ONT, Prestatorul procedează la efectuarea rezervărilor, contractarea prestatorilor terți și coordonarea generală; - Prestatorul confirmă în scris toate rezervările efectuate (cazare, locații, ghidaj, alimentație, transport etc); - pe parcursul desfășurării turului, Prestatorul asigură coordonarea în teren, prin prezența unui coordonator de tur; - la finalizarea turului, Prestatorul prezintă ONT un raport de desfășurare, însoțit de documentare foto. IX. Indicatori de performanță (KPI) Calitatea serviciilor prestate va fi monitorizată de ONT pe baza următorilor indicatori, aplicabili fiecărui tur organizat: Nr. Indicat
Pag. 4–5
țit de documentare foto. IX. Indicatori de performanță (KPI) Calitatea serviciilor prestate va fi monitorizată de ONT pe baza următorilor indicatori, aplicabili fiecărui tur organizat: Nr. Indicator Țintă Mod de verificare 1. Respectarea programului aprobat Minimum 95% din activitățile planificate desfășurate conform orarului stabilit Raportul de desfășurare a turului, verificat de ONT 2. Confirmarea rezervărilor 100% din rezervări (cazare, locații, ghidaj, alimentație) confirmate în scris cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de tur Confirmări scrise transmise ONT 3. Confirmarea participanților 100% din participanți contactați și confirmați cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de tur Lista de participanți confirmată, transmisă ONT 4. Timp de răspuns la solicitările ONT Maximum 1 zi lucrătoare pentru solicitări curente; maximum 1 oră în perioada desfășurării turului Corespondența dintre părți 5. Prezența coordonatorului de tur 100% din durata fiecărui tur Constatare directă a reprezentantului ONT 6. Prezentarea raportului de desfășurare Maximum 5 zile lucrătoare de la finalizarea turului, însoțit de documentare foto Data recepționării raportului de către ONT 7. Gradul de satisfacție a participanților Minimum 80% evaluări pozitive Chestionar de feedback aplicat participanților, după caz 8. Reclamații privind calitatea serviciilor Zero reclamații întemeiate din partea participanților sau a ONT Evidența reclamațiilor înregistrate de ONT Neîndeplinirea repetată a indicatorilor de performanță constituie temei pentru aplicarea măsurilor prevăzute în contract, inclusiv pentru rezilierea acestuia. X. Modalitatea de plată Plata se efectuează în baza facturii emise de Prestator pentru fiecare tur în parte, însoțită de actul de predare - primire a serviciilor prestate, semnat de ambele părți. XI. Durata contractului Contractul se încheie pe perioada cuprinsă între data semnării și 31 decembrie 2026.
Previzualizarea are caracter informativ. Doar originalul oficial din sursă are valoare juridică.