2. caiet de sarcini.docx

Conform Anexei nr.21 la Documentația Standard,

aprobată prin Ordinul Ministrului Finanțelor al RM

nr.115 din 15.09.2021 (în vigoare din 01.10.2021)

CAIET DE SARCINI

Servicii

DESCRIERE GENERALĂ INFORMAŢII

Autoritatea contractantă: Banca Națională a Moldovei

Obiectul achiziției: Servicii de organizare a evenimentului dedicat contribuției instituționale a Băncii Naționale a Moldovei în parcursul de integrare europeană a Republicii Moldova, la Bruxelles.

Codul CPV: 79900000-3

Informații despre eveniment

Având în vedere progresele înregistrate de Banca Națională a Moldovei (BNM) în domeniile sale de competență, care contribuie la procesul de integrare europeană a Republicii Moldova, precum și luând în considerare obiectivul consolidării dialogului cu partenerii europeni și schimbului de experiență, BNM își propune fortificarea capacităților instituționale în realizarea responsabilităților ce îi revin în procesul de aderare la Uniunea Europeană (UE).

BNM va coopera cu o organizație independentă parteneră în vederea organizării la Bruxelles, Regatul Belgiei, a unui eveniment de schimb de experiență și dezvoltare instituțională cu prezentarea rolului și contribuției sale, conform domeniilor de competență, în parcursul european al Republicii Moldova.

Evenimentul va reuni reprezentanți ai BNM, ai instituțiilor naționale și europene, precum și ai partenerilor de dezvoltare, creând o platformă de dialog și schimb de experiență privind oportunitățile și provocările asociate rolului băncii centrale în procesul de integrare europeană.

BNM intenționează să contracteze un operator economic care să acționeze cu deplină independență în vederea elaborării conceptului, organizării și promovării evenimentului, și să îndeplinească rolul de facilitator independent și imparțial, capabil să reunească actorii relevanți și să asigure desfășurarea unui dialog constructiv și eficient.

Formatul evenimentului

Evenimentul va fi organizat în două componente complementare, concepute pentru a facilita atât dialogul instituțional la nivel înalt, cât și schimbul extins de experiență și formularea unor recomandări concrete privind procesul de integrare europeană, după cum urmează:

Panel de discuții pentru publicul larg

Panelul de discuții va constitui prima parte a evenimentului. Acesta va fi moderat de un expert cu experiența relevantă domeniului, și va reuni între 4 și 6 vorbitori de nivel înalt, reprezentanți a instituțiilor europene, organizațiilor internaționale, sau/și autorități naționale europene și ai Republicii Moldova, în ceea ce privește domeniile de competență ale BNM, precum și reprezentanți relevanți ai sectorului privat și ai societății civile. Sesiunea va crea un cadru de dialog privind prioritățile și provocările procesului de aderare la UE, facilitând schimbul de experiență între diferite domenii și țări, consolidând cooperarea instituțională. Totodată, aceasta va include o sesiune de întrebări și răspunsuri, care va permite interacțiunea și schimbul de opinii cu

riență între diferite domenii și țări, consolidând cooperarea instituțională. Totodată, aceasta va include o sesiune de întrebări și răspunsuri, care va permite interacțiunea și schimbul de opinii cu participanții din sală. La această componentă vor participa până la 100 de persoane.

Cină cu discuții în format restrâns

A doua parte a evenimentului va consta într-o discuție cu participare restrânsă, organizată sub forma unei cine cu format de dezbatere, moderată de un expert din domeniu, destinat aprofundării subiectelor abordate în prima parte a evenimentului. Formatul va facilita discuții obiective și interactive între reprezentanți de nivel înalt ai instituțiilor Uniunii Europene, inclusiv ai Comisiei Europene și/sau Parlamentului European, misiunilor diplomatice, precum și reprezentanți ai autorităților naționale europene și ai Republicii Moldova, în ceea ce privește domeniile de competență ale BNM, implicate în procesul de integrare europeană, inclusiv instituții responsabile de coordonarea și implementarea măsurilor aferente negocierilor de aderare la UE, având drept scop identificarea unor soluții practice și formularea recomandărilor pentru etapele ulterioare ale procesului de integrare europeană. Acest format de discuții va încuraja schimbul candid de experiență, consolidarea dialogului instituțional și dezvoltarea unor mecanisme eficiente de cooperare cu partenerii participanți. La această componentă vor participa până la 30 persoane. Evenimentul se va desfășura sub forma unui panel de dezbateri. Cina va fi precedată de o sesiune de networking.

Public țintă

Evenimentul este destinat unui public instituțional de nivel înalt, precum:

reprezentanți ai instituțiilor Uniunii Europene (inclusiv ai Comisiei Europene și/sau Parlamentului European);

reprezentanți ai misiunilor diplomatice;

reprezentanți a autorităților naționale;

reprezentanți ai autorităților și instituțiilor partenere (bănci centrale, organizații internaționale);

alți actori relevanți din mediul de afaceri și societatea civilă.

Data evenimentului: Septembrie 2026

CERINȚE FAȚĂ DE SERVICII:

CONDIȚII SPECIALE DE CARE DEPINDE ÎNDEPLINIREA CONTRACTULUI

Conform Anexei nr.3 la Caietul de sarcini Partea II. din Contractul-model.

Conducătorul grupului de lucru:

ROTARU Petru

(semnat electronic)

(Semnat electronic) _________________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Ofertantul: _______________________ Adresa: _________________________

Anexa nr.1

la Caietul de sarcini

Specificația tehnică

[Acest tabel va fi completat de către ofertant în coloanele 2, 3, 4, 6, 7,

iar de către autoritatea contractantă – în coloanele 1, 5,]

Numărul procedurii de achiziţie nr.____________________ din _____ 2026

Obiectul achiziției: Servicii de organizare a evenimentului dedicat contribuției instituționale a BNM în parcursul de integrare europeană a Republicii Moldova, la Bruxelles

Servicii de organizare a evenimentului dedicat contribuției instituționale a BNM în parcursul de integrare europeană a Republicii Moldova, la Bruxelles

pentru panelul de discuții pentru publicul larg:

- capacitatea sălii: 100 persoane;

- sala să permită aranjarea în format teatru/sală de clasă, fără elemente care pot îngusta/limita vizibilitatea directă între participanți, având spațiu destinat vorbitorilor, vizibil din toate colțurile sălii;

- locul de desfășurare a evenimentului să permită postarea de afișe, bannere roll-up care conțin informații despre eveniment;

- sala să fie curată, cu un număr de locuri corespunzător numărului de persoane preconizat.

pentru cina cu discuții în format restrâns:

- capacitatea sălii: 30 persoane;

- aranjament: flexibil (posibilitate de modificare în funcție de necesitate), având spațiu destinat vorbitorilor, vizibil din toate colțurile sălii;

- sala să fie curată, cu un număr de locuri corespunzător numărului de persoane preconizat.

Locația trebuie să dispună de un spațiu care să permită organizarea cinei și a panelului de discuții sau să fie amplasată în imediata apropiere a unei alte locații unde se va organiza cina.

2. Elaborarea designului tuturor materialelor și producerea materialelor de vizibilitate pentru eveniment, inclusiv pentru panelul de discuții pentru publicul larg și pentru cina cu discuții în format restrâns.

identificarea și elaborarea listei vorbitorilor și a invitaților;

elaborarea și transmiterea invitațiilor oficiale;

comunicarea cu invitații prin e-mail

monitorizarea și evidența confirmărilor de participare a vorbitorilor și participanților;

transmiterea agendei și a informațiilor logistice către vorbitorii și participanții confirmați;

asigurarea transmiterii către vorbitorii confirmați a unui briefing detaliat, înainte de eveniment, privind aspectele practice și obiectivele acestuia;

prezentarea către autoritatea contractantă a listei actualizate a participanților confirmați.

Spațiu estimativ 18m2 (6x3), destinat intervențiilor vorbitorilor;

Ecrane LED: minim 1, cu rezoluție Full HD (7680x3240 pixeli);

Animație videografica (animarea materialelor pentru LED);

Echipament lumini, la necesitate;

Echipament sunet (ecrane: minim 1, microfoane: minim 3, boxe: minim 2, etc.);

Servicii de livestreaming (operator – minim 1, camere – minim 2, stative – minim 1, accesorii, obiective, etc);

Regie și event mamagement.

Dotarea cu echipament tehnic pentru cina cu discuții în format restrâns, inclusiv gestionarea echipamentelor, după cum urmează:

Echipament tehnic;

Echipament lumini;

Regie si event management.

Amenajarea sălii unde va avea loc evenimentul;

Zona de înregistrare a participanților;

Zona unde vor fi așezați participanții (100 persoane);

Zona pentru ținerea discursurilor/ organizarea panel de discuții în cadrul evenimentului (5-6 persoane, minim 4 fotolii amenajate în linie dreaptă, cu 3 mese între aceste fotolii amenajate cu apă, pahare, microfon);

Zona în care se va afla echipamentul tehnic necesar desfășurării evenimentului;

Instalarea a minim două roll-up-ri (conform conceptului creat) pentru fiecare sală;

Zona dedicată reprezentanților presei;

Zona pentru coffee break și cafeaua de bun venit.

La depunerea ofertei, ofertantul va specifica denumirea și canitatea completă a materialelor folosite la ame

ă;

Zona dedicată reprezentanților presei;

Zona pentru coffee break și cafeaua de bun venit.

La depunerea ofertei, ofertantul va specifica denumirea și canitatea completă a materialelor folosite la amenajarea/decorarea/brandingul zonelor enumerate.

Amenajarea/decorarea/brandingul sălii unde va avea loc cina cu discutii în format restrâns, include, amenajarea minim a următoarelor zone:

Amenajarea sălii unde va avea loc evenimentul;

Amenajarea zonei pentru cină.

La depunerea ofertei, ofertantul va specifica denumirea și canitatea completă a materialelor folosite la amenajarea/ decorarea/brandingul zonelor enumerate.

Asigurarea serviciilor de fotografiere pe durata evenimentului.

Fotograf profesional sau fotograf din echipa prestatorului;

Videograf profesional sau videograf în echipa prestatorului;

Servicii de transmisiune live.

Livrabile:

Fotografie de grup în format digital din ziua evenimentului;

Furnizarea unui dosar online cu fotografiile realizate în cadrul evenimentului, puse la dispoziție în termen de cel mult 24 de ore de la încheierea acestuia;

Înregistrarea video integrală a evenimentului și publicarea acesteia pe o platformă online, în termen de 24 de ore de la desfășurarea evenimentului;

Editarea și realizarea unui material video post-eveniment, în format Full HD, cu o durată de 4–5 minute, pe baza imaginilor înregistrate în cadrul evenimentului, în termen de 5 zile lucrătoare.

Servicii foto și video pe parcursul cinei cu discuții în format restrâns.

Asigurarea serviciilor de fotografiere pe durata evenimentului;

Fotograf profesional sau fotograf din echipa prestatorului.

Livrabile:

Fotografie de grup în format digital din ziua evenimentului;

Furnizarea unui dosar online cu fotografiile realizate în cadrul evenimentului, puse la dispoziție în termen de cel mult 24 de ore de la încheierea acestuia.

Elaborare și coordonare plan de lucru;

Elaborare și coordonare graficul de prestare;

Participare la ședințe de lucru periodice cu autoritatea contractantă;

Coordonarea întrebărilor legate de organizarea panelului de discuții pentru publicul larg și cinei cu discuții în format restrâns, cu autoritatea contractantă, etc;

Desemnare unei persoane drept Punct de Contact.

Servicii de moderare a evenimentului.

Moderarea panelul de discuții pentru publicul larg;

Moderarea cinei cu discuții în format restrâns.

Asigurare cu personal tehnic și auxiliar.

Servicii de asigurare cu personal pe toata durata panelului de discuții pentru publicul larg și cinei cu discuții în format restrâns, pentru montarea/demontarea construcțiilor scenice și setarea/operarea echipamentului tehnic;

Asigurare cu personal auxiliar (servicii cleaning, hamali,etc.).

Servicii de logistică.

Transportul echi

s, pentru montarea/demontarea construcțiilor scenice și setarea/operarea echipamentului tehnic;

Asigurare cu personal auxiliar (servicii cleaning, hamali,etc.).

Servicii de logistică.

Transportul echipamentelor, materialelor aferente organizării panelului de discuții pentru publicul larg și cinei cu discuții în format restrâns, precum și personalului tehnic și auxiliar.

Să conțină: cafea, ceai, apă plată, apă minerală, lapte, suc, biscuiți (dulci/sărați), ciocolate, zahăr, fructe, pentru 100 de participanți;

La depunerea ofertei, ofertantul va specifica denumirea și cantitatea completă a produselor.

Asigurarea cinei oficiale pentru participanți în cadrul cinei cu discuții în format restrâns.

Cina va fi organizată într-o sală privată, în format sitting cu servirea a cel puțin trei feluri de mâncare: aperitiv, fel principal, desert, pentru 30 de participanți.

La depunerea ofertei, ofertantul va transmite exemple de minim 2 meniuri.

(Semnat electronic) _________________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Ofertantul: ______________________ Adresa: __________________________

Anexa nr.2

la Caietul de sarcini

Specificaţia de preţ

[Acest tabel va fi completat de către ofertant în coloanele 5,6,7,8 şi 11 la necesitate,

iar de către autoritatea contractantă – în coloanele 1,2,3,4,9,10]

Numărul procedurii de achiziţie nr.   _____________ din ___ 2026

Obiectul achiziţiei: Servicii de organizare a evenimentului dedicat contribuției instituționale a BNM în parcursul de integrare europeană a Republicii Moldova, la Bruxelles

ui dedicat contribuției instituționale a BNM în parcursul de integrare europeană a Republicii Moldova, la Bruxelles

* Beneficiarul își rezervă dreptul de a stabili o altă dată în cazul în care nu se

lor se va efectua de către Prestator, la data de 10.09.2026*, în baza solicitării scrise (e -mail) a Beneficiarului.

* Beneficiarul își rezervă dreptul de a stabili o altă dată în cazul în care nu se va reuși semnarea contractului de achiziție în timp r

9.2026*, în baza solicitării scrise (e -mail) a Beneficiarului.