specificatie tehnica.docx

Anexa nr. 22

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

la Documentația standard nr.115

din “15” septembrie 2021

Specificaţii tehnice

Bunuri/servicii

Cerințe minime:

- Capacitate minimă: 70 participanți pentru degustare și 70 participanți pentru evenimentul de seară;

- Zonă dedicată pentru minimum 25 producători (20 vinării și 5 branduri de băuturi spirtoase);

- Spațiu pentru masterclass cu ecran LED/proiector, sonorizare și aproximativ 30 locuri;

- Utilizare exclusivă a locației pe durata montării, desfășurării și demontării;

- Infrastructură pentru servirea vinului (mese de degustare, gheață, scuipătoare etc.);

- Acces logistic pentru încărcare/descărcare și depozitare;

- Permisiunea utilizării furnizorilor externi de vinuri, branding, catering și divertisment;

- Iluminat, Wi‑Fi, energie electrică și facilități AV;

- Posibilitatea transformării spațiului din format degustare în format networking;

- Servicii de spălare a paharelor pe întreaga durată a evenimentului

Echipamentele furnizate trebuie să fie suficiente pentru desfășurarea următoarelor formate de eveniment:

Degustare profesională de tip walk-around pentru aproximativ 70–100 participanți, cu participarea a 25 de producători (20 de vinării și 5 branduri de băuturi spirtoase), distribuiți în două zone de degustare;

Sesiune de masterclass pentru aproximativ 30 de participanți așezați, incluzând degust

ea a 25 de producători (20 de vinării și 5 branduri de băuturi spirtoase), distribuiți în două zone de degustare;

Sesiune de masterclass pentru aproximativ 30 de participanți așezați, incluzând degustarea a până la 9 vinuri per participant;

Eveniment de networking de seară în format recepție tip cocktail (standing reception), pentru aproximativ 70–150 de participanți.

Echipamentele trebuie să includă toate elementele necesare pentru buna desfășurare a evenimentului, inclusiv:

-pahare profesionale pentru degustarea vinului;

-scuipătoare pentru degustare;

-frapiere/găleți pentru gheață;

-aprovizionare continuă cu gheață alimentară;

-biscuiți pentru degustări;

-mese pentru degustare;

-tejghele și stații de servire;

-precum și orice alt mobilier și echipament operațional necesar pentru organizarea corespunzătoare a evenimentului.

Furnizorul va asigura compatibilitatea deplină a echipamentelor atât cu formatul evenimentului de zi, cât și cu cel al evenimentului de seară și va specifica în mod clar în ofertă toate cantitățile finale propuse.

Serviciul va include toate costurile aferente activităților de curățenie, inclusiv personalul, echipamentele, materialele consumabile și orice alte resurse necesare pentru desfășurarea evenimentului.

Serviciul va include:

-Suport pentru elaborarea listei de invitați și recrutarea direcționată a participanților din sectorul profesional (trade)

-Suport pentru administrarea și promovare unei pagini online de înregistrare/înscriere pentru participanții la eveniment;

-Gestionarea înregistrării participanților la eveniment

-Realizarea și publicarea unui material editorial post-eveniment

Furnizorul va specifica în mod clar:;

-Livrabilele care vor fi realizate;

-Calendarul activităților;

Pe parcursul zilei: canapé-uri / finger food.

În cadrul evenimentului de seară: canapé-uri, bowl food și/sau platouri pentru servire comună (sharing platters), în format recepție cu participanți în picioare (standing reception).

Furnizorul va asigura:

Opțiuni vegetariene (obligatoriu) și posibilitatea de a răspunde diferitelor cerințe alimentare și dietetice;

Furnizorul va descrie conceptul meniului pro

standing reception).

Furnizorul va asigura:

Opțiuni vegetariene (obligatoriu) și posibilitatea de a răspunde diferitelor cerințe alimentare și dietetice;

Furnizorul va descrie conceptul meniului propus, planificarea porțiilor.

Serviciul va include:

Minimum 60 de broșuri de degustare pentru sesiunea de degustare de tip walk-around, destinate unui număr de 80–100 de participanți;

Minimum 25 de panouri de identificare a producătorilor, câte unul pentru fiecare producător participant;

Minimum 30–50 de fișe de degustare pentru sesiunea de masterclass;

2. Semnalistică și branding pentru eveniment (cerințe minime)

1 banner tip roll-up de dimensiuni mari, personalizat cu identitatea vizuală a evenimentului, cu dimensiuni aproximative de 100 × 200 cm;

Set complet de indicatoare direcționale și de orientare pentru ghidarea participanților în locație (minimum 2 unități amplasate în zonele-cheie), cu dimensiuni aproximative de 60 × 160 cm fiecare;

Aplicarea logo-urilor și a elementelor de identitate vizuală pe suprafețe din locație și alte suporturi de branding amplasate în principalele zone ale evenimentului, incluzând afișarea logo-urilor celor 25 de companii participante (aprox. 20 × 20 cm fiecare) pe panouri, autocolante, materiale tipărite sau alte elemente de semnalistică și branding.

Furnizorul va furniza:

Lista detaliată a tuturor materialelor de branding, semnalistică și decor propuse;

Cantitățile exacte, dimensiunile și specificațiile de producție pentru fiecare element;

Un plan clar de amplasare, care să indice locațiile în care vor fi instalate elementele de branding și decor;

Practici de producție sustenabile și materiale ecologice, acolo unde este posibil.

Serviciul va include:

Dezvoltarea și adaptarea unui (1) concept creativ și a unei direcții vizuale pentru eveniment, supuse aprobării prealabile a ONVV;

Design și machetare pentru minimum:

Broșurile de degustare (tasting booklets);

25 elemente de semnalizare pentru producători;

1 roll-up banner;

Minim 2 indicatoare direcționale;

Minim 1 panou sau sistem central de afișare a logo-urilor partenerilor/producătorilor;

Materiale destinate degustărilor și masterclass-urilor (tasting notes, tasting mats, tasting sheets etc.)

Adaptarea și integrarea identității vizuale pentru afișarea logo-urilor celor 25 de companii participante pe toate materialele relevante;

Pregătirea fișierelor finale pentru tipar și producție, după aprobarea finală a ONVV;

Minimum 2 runde de revizii pentru fiecare categorie principală de material sau până la o

e materialele relevante;

Pregătirea fișierelor finale pentru tipar și producție, după aprobarea finală a ONVV;

Minimum 2 runde de revizii pentru fiecare categorie principală de material sau până la obținerea aprobării ONVV;

Toate conceptele creative, propunerile de design, machetele, materialele finale și elementele de branding vor fi prezentate spre examinare și aprobare ONVV înainte de producție, tipărire și instalare. Niciun material nu va fi produs sau amplasat fără aprobarea prealabilă a ONVV.

Furnizorul trebuie să prezinte:

Lista completă a livrabilelor creative incluse;

Procesul de aprobare și calendarul de dezvoltare a materialelor;

Numărul de revizii incluse și modalitatea de gestionare a modificărilor;

Calendarul de transmitere a materialelor către ONVV pentru aprobare.

Practici de producție sustenabile și materiale ecologice, unde este posibil.

Formatul livrabilelor finale (editabil și needitabil)

Toate materialele finale vor fi livrate către ONVV în format editabil și pregătit pentru producție/tipar, împreună cu versiunile finale în format PDF.

Serviciul va include:

Coordonarea operațională completă a ambelor sesiuni de masterclass;

Amenajarea sălii și organizarea locurilor pentru aproximativ 30 de participanți;

Asigurarea tuturor materialelor și echipamentelor necesare pentru degustare;

Pregătirea și distribuirea fișelor de degustare și a materialelor-suport;

Asigurarea serviciilor de servire și turnare a vinurilor pe durata sesiunilor;

Asigurarea suportului audio-video și tehnic, inclusiv ecran LED sau proiector, microfon, sistem de sonorizare, telecomandă pentru prezentare (clicker), conectivitate pentru laptop și asistență tehnică la fața locului pe întreaga durată a sesiunilor;

Montarea și demontarea spațiului destinat masterclass-urilor înainte și după fiecare sesiune;

Contractarea și coordonarea unui expert în vin, somelier, educator în domeniul vinului sau alt profesionist relevant din industrie, care va modera și susține sesiunile de masterclass;

Asigurarea a minimum două (2) persoane de suport operațional care vor asista desfășurarea masterclass-urilor, inclusiv sprijin pentru pregătirea materialelor, servire, turnare și coordonare logistică pe durata sesiunilor.

Furnizorul trebuie să prezinte:

Minimum trei (3) propuneri de somelieri, educatori în domeniul vinului sau experți din industria vinului, calificați pentru susținerea masterclass-urilor, însoțite de scurte biografii, experiență relevantă și calificări profesionale, pentru examinarea și aprobarea prealabilă de către ONVV;

Configurația operațională propusă pentru desfășurarea masterclass-urilor;

Structura echipei implicate și responsabilitățile acesteia;

Lista detaliată a echipamentelor tehnice incluse în ofertă.

Toți experții/somelierii propuși vor fi supuși aprobării prealabile a ONVV.

Planificarea și servi

implicate și responsabilitățile acesteia;

Lista detaliată a echipamentelor tehnice incluse în ofertă.

Toți experții/somelierii propuși vor fi supuși aprobării prealabile a ONVV.

Serviciul include planificarea unui eveniment de tip walkaround, organizarea masterclass-urilor și a evenimentului de seară, precum și asigurarea locațiilor, a opțiunilor de catering, atragerea și confirmarea participanților din zona comercială (trade attendees), gestionarea tuturor furnizorilor și coordonarea tuturor părților implicate.

Serviciul va include:

Coordonarea conceptului general al evenimentului și planificarea operațională;

Selectarea și coordonarea locațiilor, precum și programarea tuturor formatelor de eveniment;

Elaborarea și gestionarea unui calendar detaliat al evenimentului și a unui plan complet de producție;

Coordonarea serviciilor de catering și a opțiunilor de alimentație, în conformitate cu cerințele evenimentului;

Suport în recrutarea, confirmarea și coordonarea participanților din zona trade și a invitaților;

Coordonarea transversală a tuturor părților interesate și a echipelor operaționale implicate în desfășurarea evenimentului;

Managementul tuturor furnizorilor și asigurarea livrării conforme a serviciilor pe întreaga durată a proiectului.

Minimum patru (4) membri ai echipei vor fi prezenți la fața locului pe toată durata montajului, desfășurării și demontării evenimentului.

Serviciul va include:

Inspecția prealabilă a locației și suport pentru planificarea operațională;

Supravegherea activităților de montaj și demontaj;

Coordonarea la fața locului a furnizorilor, părților interesate și personalului implicat în eveniment;

Suport pentru sesiunile de degustare de tip walk-around și pentru evenimentul de networking de seară;

Întâmpinarea și asistența invitaților;

Coordonarea logisticii și a cerințelor operaționale pe întreaga durată a evenimentului;

Management operațional în timp real pe toată durata desfășurării evenimentului.

Serviciul va include:

Minimum 4 somelieri profesioniști cu minimum 2 ani de experiență în industria vinului;

Suport acordat producătorilor în servirea vinului, turnarea acestuia și interacțiunea cu oaspeții

ul va include:

Minimum 4 somelieri profesioniști cu minimum 2 ani de experiență în industria vinului;

Suport acordat producătorilor în servirea vinului, turnarea acestuia și interacțiunea cu oaspeții;

Asistență în timpul desfășurării masterclass-urilor și în implicarea participanților;

Sprijin pentru coordonarea fluxului de degustare și respectarea standardelor de servire.

Furnizorul va specifica:

Numărul de somelieri propuși;

Profilurile profesionale și experiența relevantă;

Alocarea somelierilor pe formatele evenimentului (degustare trade, masterclass, eveniment de seară, unde este cazul).

Serviciul va include:

Taxe de corkage și manipulare pentru toate vinurile și băuturile servite în cadrul evenimentului;

Furnizarea de apă plată (0,5L), minimum 70 de sticle.

Serviciul va include:

Închiriere van pentru transportul materialelor, echipamentelor și consumabilelor evenimentului;

Coordonarea logistică a livrărilor, ridicărilor și distribuției la fața locului;

Costuri de transport ale personalului și cheltuieli de transport local necesare pentru desfășurarea operațiunilor evenimentului;

Coordonarea activităților de încărcare și descărcare în locațiile evenimentului.

Trebuie să aibă experiență în evenimente corporative internaționale sau în industria vinului.

Furnizorul va specifica profilul și experiența relevantă. Furnizorul va prezenta minimum 3 propuneri de candidați (3 opțiuni de gazdă) pentru selecția ONVV.

Serviciul va include:

Performanță DJ de aproximativ 3 ore în cadrul evenimentului de seară;

Sistem complet de sunet și echipamente tehnice (inclusiv boxe, consolă DJ și iluminat de bază, dacă este necesar pentru prestație);

Instalarea, operarea și demontarea tuturor echipamentelor DJ și de sunet.

Serviciul va include un buget alocat pentru un concept de divertisment, precum muzicieni live, formații acustice sau alte tipuri de performanțe culturale sau experiențiale.

Serviciul va incl

ormații acustice sau alte tipuri de performanțe culturale sau experiențiale.

Serviciul va include montajul, instalarea și demontarea completă a tuturor elementelor activării foto.

Serviciul include manipularea, asigurarea și depozitarea pe termen scurt în Londra, livrarea la locație înainte de montajul evenimentului, precum și suport pentru livrarea la fața locului.

Furnizorul va specifica procesul de depozitare, asigurarea și fluxul operațional de livrare.

Toate materialele foto și video vor fi livrate în format digital, cu drepturi de utilizare nelimitate pentru ONVV în scopuri de promovare și comunicare.

Raportul va include:

Numărul și profilul participanților;

Lista companiilor și produselor participante;

Estimarea consumului de vinuri și băuturi;

Rezumatul activităților și rezultatelor evenimentului;

Concluzii și recomandări cheie;

Minimum 10 fotografii relevante din cadrul evenimentului.

Raportul va fi bazat pe înregistrările de participare, informațiile expozanților, contribuțiile echipei de eveniment, activitățile de comunicare și datele disponibile privind vânzările sau consumul.

Termen de livrare: în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea evenimentului.

Notă: În cazul unor omisiuni și/sau erori de redactare, cerințele minime prevăzute în Anunțul de participare vor prevala asupra celor indicate în prezenta specificație tehnică.

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:__________

și/sau erori de redactare, cerințele minime prevăzute în Anunțul de participare vor prevala asupra celor indicate în prezenta specificație tehnică.

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Prestatorul: _______________________ Adresa: __________________________

specificație tehnică.

Semnat:_______________ Numele, Prenumele:_____________________________ În calitate de: ________________

Prestatorul: _______________________ Adresa: __________________________