tor stand expozitional wtm 2026 28.05.2026.signed.pdf

1 
 
TERMENI DE REFERINȚĂ 
privind achiziționarea serviciilor de proiectare, construcție, montare, transport, asistență 
tehnică, demontare și evacuare a standului expozițional al Republicii Moldova pentru expoziția 
World Travel Market London 2026, or. Londra, Marea Britanie 
1. Informații generale 
Element Descriere 
Autoritatea contractantă Instituția Publică Oficiul Național al Turismului. 
Obiectul achiziției 
Achiziționarea serviciilor de proiectare tehnică, producere, 
construcție, amenajare, transport, montare, instalare, asistență 
tehnică pe durata evenimentului, demontare și evacuare a 
standului expozițional al Republicii Moldova pentru participarea 
la World Travel Market London 2026. 
Eveniment World Travel Market London 2026. 
Perioada desfășurării 
expoziției 3-5 noiembrie 2026. 
Locul desfășurării ExCeL London, Royal Victoria Dock, 1 Western Gateway, Royal 
Docks, London E16 1XL, United Kingdom. 
Numărul standului S4-326, conform contractului cu organizatorul. 
Suprafața standului 46,75 m². 
Dimensiunile standului 8,50 x 5,50 m, conform contractului. Orientarea exactă a lungimii 
și lățimii se va verifica în planul tehnic transmis de organizator. 
Tipul standului Spațiu expozițional de tip Premium 1 Package, cu 1 colț indicat în 
documentația contractuală. Stand de tip Space Only. 
2. Descrierea serviciilor solicitate 
Prestatorul va asigura realizarea completă a standului expozițional, de la concept până la demontare, cu 
respectarea cerințelor Beneficiarului, ale WTM London și ale ExCeL London. 
2.1.  Concept, proiectare și adaptare vizuală 
Ofertantul va prezenta, odată cu oferta tehnică, un concept preliminar al standului pentru spațiul S4-326, 
cu suprafața de 46,75 m² și dimensiunile 8,50 x 5,50 m. Conceptul va fi elaborat în baza identității vizuale 
a destinației Republica Moldova și a „Gh idului pentru standurile turistice din Moldova”, cu adaptarea 
soluției la amplasarea reală a standului și la participarea celor 11 entități din sectorul turismului. 
Conceptul preliminar va include cel puțin: 
a) plan 2D de amplasare și zonare funcțională; 
b) minimum 3 randări 3D din unghiuri relevante; 
c) descrierea materialelor principale; 
d) paleta cromatică propusă, în conformitate cu brand-ul de țară; 
e) lista mobilierului, echipamentelor multimedia și corpurilor de iluminat; 
f) soluția de reprezentare vizuală a celor 11 participanți;
2 
 
g) soluția de circulație, acces, întâlniri B2B și depozitare. 
După semnarea contractului, Prestatorul va ajusta conceptul conform observațiilor Beneficiarului și va 
prezenta versiunea finală pentru aprobare. Producerea și montarea standului vor începe numai după 
aprobarea scrisă a conceptului final. 
2.2.  Coordonarea tehnică cu organizatorul expoziției 
Prestatorul va pregăti documentația tehnică necesară pentru categoria „4m high and under single storey 
stand” și va asigura transmiterea acesteia prin platforma indicată de organizator, cu respectarea 
termenului-limită de 7 august 2026

ehnică necesară pentru categoria „4m high and under single storey 
stand” și va asigura transmiterea acesteia prin platforma indicată de organizator, cu respectarea 
termenului-limită de 7 august 2026, ora 17:00 GMT, sau a unui termen mai strict comunicat de WTM 
London/ExCeL London. 
Documentația necesară de a fi prezentată organizatorului expoziției va include cel puțin: 
a) planuri dimensionale complete ale standului, cu indicarea lungimii, lățimii, înălțimii tuturor 
structurilor, platformelor, rampelor, camerelor închise și eventualelor segmente lungi de perete; 
b) vizualizări ale standului, inclusiv layout-ul general, designul propus și materialele utilizate pentru 
pereți/panouri; 
c) confirmarea conformității pentru uși, panouri vitrate sau elemente din sticlă, dacă acestea sunt 
prevăzute în concept; 
d) Risk Assessment; 
e) Method Statement; 
f) Construction & Dismantle Phase Plan; 
g) Waste Management Plan; 
h) alte documente solicitate prin manualul expozanților. 
Prestatorul nu va începe producerea finală sau montarea standului fără aprobarea conceptului final de 
către Beneficiar și fără aprobările tehnice necesare din partea organizatorului. 
2.3.  Producere, transport și logistică 
Prestatorul va asigura producerea, ambalarea, transportul, livrarea și logistica tuturor elementelor 
necesare standului. Acesta va fi responsabil pentru elementele constructive și decorative, grafica 
aprobată, mobilier, echipamente, materiale de branding, formalități logistice și respectarea termenelor de 
acces, încărcare și descărcare stabilite de organizator. 
2.4.  Construcția și montarea standului 
Prestatorul va monta standul în spațiul alocat Republicii Moldova, conform conceptului aprobat și 
documentației tehnice acceptate de organizator. 
Montarea va include: 
a) instalarea structurii, pardoselii, pereților, panourilor și elementelor decorative; 
b) aplicarea graficii și elementelor de branding; 
c) instalarea mobilierului, iluminării, echipamentelor electrice și multimedia; 
d) amenajarea zonelor de recepție, întâlniri B2B, prezentare, depozitare și circulație; 
e) verificarea stabilității, funcționalității și siguranței tuturor elementelor;
3 
 
f) curățarea standului înainte de predarea către Beneficiar. 
Standul va fi predat Beneficiarului complet montat, curat, echipat și funcțional cel târziu la finalul 
perioadei de montare stabilite de organizator. 
2.5.  Asistență tehnică pe durata expoziției 
Prestatorul va asigura suport tehnic pe durata expoziției pentru remedierea problemelor legate de 
structura standului, mobilier, iluminare, alimentare electrică, echipamente multimedia, grafică sau alte 
componente furnizate de Prestator. Prestatorul va desemna o persoană responsabilă pentru comunicarea 
operativă cu Beneficiarul. 
2.6.  Demontarea, evacuarea și predarea spațiului 
Prestatorul va asigura demontarea completă a standului după încheierea expoziției, evacuarea 
materialelor, gestionarea deșeurilor, curățarea spațiului și predare

rea, evacuarea și predarea spațiului 
Prestatorul va asigura demontarea completă a standului după încheierea expoziției, evacuarea 
materialelor, gestionarea deșeurilor, curățarea spațiului și predarea amplasamentului în condițiile 
solicitate de WTM London și ExCeL London. 
3. Cerințe tehnice și funcționale minime 
Standul expozițional va fi proiectat pentru spațiul S4-326, cu suprafața de 46,75 m² și dimensiunile 8,50 
x 5,50 m. Ofertantul va ține cont de amplasarea standului, de deschiderea către culoarele de circulație și 
de vizibilitatea dinspre culoarul central. 
Standul va fi conceput pentru participarea a 11 entități/participanți din sectorul turismului, fără 
fragmentarea excesivă a spațiului în mini -standuri separate. Soluția trebuie să permită reprezentarea 
vizibilă a participanților, utilizarea comună a spațiului și desfășurarea eficientă a întâlnirilor B2B. 
Standul va include cel puțin următoarele zone funcționale: 
a) zonă de recepție și informare pentru vizitatori; 
b) zonă pentru întâlniri B2B; 
c) zonă de prezentare vizuală a destinației Republica Moldova; 
d) zonă pentru materiale promoționale; 
e) spațiu de depozitare integrat discret, dimensionat pentru materialele celor 11 participanți; 
f) zonă multimedia pentru difuzarea conținutului video și vizual; 
g) elemente de identificare a Republicii Moldova, vizibile de la distanță; 
h) soluție de identificare/reprezentare pentru cei 11 participanți, integrată în designul general al 
standului. 
Soluția constructivă va include, după caz: 
a) pardoseală expozițională, sigură și rezistentă la trafic intens; 
b) pereți, panouri sau structuri auto-portante stabile; 
c) grafică imprimată de calitate înaltă; 
d) tejghea de recepție; 
e) mese și scaune pentru întâlniri B2B; 
f) dulap sau spațiu de depozitare închis;
4 
 
g) suporturi pentru broșuri; 
h) minimum un ecran LED/TV pentru conținut video; 
i) iluminare generală și de accent; 
j) conexiuni electrice necesare pentru funcționarea echipamentelor; 
k) sistem integrat de afișare/semnalizare pentru denumirile sau logourile celor 11 participanți. 
Materialele utilizate trebuie să fie potrivite pentru construcții expoziționale internaționale, stabile, curate, 
rezistente și conforme cerințelor WTM London și ExCeL London. Se acceptă, în funcție de concept, 
structuri modulare, aluminiu, metal, lemn, materiale compozite, textile imprimate, panouri grafice și alte 
materiale expoziționale profesionale. Nu se admit materiale improvizate, instabile, deteriorate, vizibil 
uzate sau incompatibile cu cerințele de siguranță. 
4. Cerințe privind designul și identitatea vizuală 
Designul standului va fi elaborat în baza identității vizuale a destinației turistice Republica Moldova și 
în conformitate cu principiile din „ Ghidul pentru standurile turistice din Moldova ”. Având în vedere 
suprafața standului de 46,75 m², conceptul propus se va raporta la categoria de standuri de 40 -60 m², cu 
adaptarea soluției la amplasarea concretă S4-326 și 

uristice din Moldova ”. Având în vedere 
suprafața standului de 46,75 m², conceptul propus se va raporta la categoria de standuri de 40 -60 m², cu 
adaptarea soluției la amplasarea concretă S4-326 și la cerințele WTM London/ExCeL London. 
Conceptul de design va respecta următoarele cerințe minime: 
a) Utilizarea motivului vizual/arhitectural al „căsuței”, prevăzut în Ghidul pentru standurile turistice 
din Moldova, ca element de identificare a standului, prin soluții arhitecturale, grafice sau 
volumetrice adaptate profesional spațiului expozițional, fără reproducerea mecanică a unei 
construcții tradiționale; 
b) integrarea mesajului de poziționare „Moldova. Unexpectedly Cozy”; variantele „Unexpectedly 
Warm” sau „Unexpectedly Friendly” pot fi utilizate numai cu aprobarea Beneficiarului; 
c) utilizarea paletei cromatice prevăzute în ghid: Dark Green, Hex #003733 / Pantone 3302C, și 
Light Green, Hex #009277 / Pantone 3275C; 
d) utilizarea unei compoziții vizuale aerisite, fără supraîncărcare folclorică, cromatică sau 
informațională; 
e) integrarea coerentă a elementelor de branding, infograficii, imaginilor turistice, mobilierului, 
iluminării și echipamentelor multimedia; 
f) adaptarea soluției la formatul B2B al expoziției, cu accent pe acces, interacțiune profesională, 
întâlniri și prezentarea clară a ofertei turistice; 
g) integrarea vizuală a celor 11 participanți într-un mod ordonat și unitar. 
Toate elementele grafice, culorile, materialele vizuale, mesajele, logourile și soluțiile de branding vor fi 
aprobate de Beneficiar înainte de producere. 
5. Materiale, mobilier și echipamente 
Prestatorul va asigura materialele, mobilierul, echipamentele și accesoriile necesare pentru funcționarea 
standului, în conformitate cu conceptul aprobat, suprafața de 46,75 m² și participarea celor 11 entități din 
sectorul turismului. 
Cerințe minime:
5 
 
- Structura standului:  structură expozițională modulară sau autoportantă, realizată din profile 
metalice/aluminiu, MDF ignifugat, placaj ignifugat, panouri compozite, textile imprimate, elemente 
volumetrice sau materiale echivalente, conforme cerințelor WTM London/ExCeL London. Nu se admite 
utilizarea chipboard/PAL pentru elemente constructive sau portante. Materialele utilizate vor fi stabile, 
curate, rezistente, ignifugate sau tratate corespunzător și adecvate utilizării în construcții expoziționale 
internaționale. 
- Pardoseala: mochetă expozițională sau pardoseală tehnică modulară, rezistentă la trafic intens. 
- Spațiu de depozitare: spațiu de depozitare închis, integrat discret în structura standului, realizat 
din MDF/PAL melaminat de minimum 18 mm sau material echivalent, prevăzut cu ușă și sistem de 
închidere. Spațiul va fi dimensionat pentru materiale promoționale, obiecte persona le și consumabilele 
celor 11 participanți. 
- Recepție: minimum 1 tejghea de recepție/informare, realizată din MDF/PAL melaminat, material 
compozit sau echivalent, integrată în designul general al standulu

onsumabilele 
celor 11 participanți. 
- Recepție: minimum 1 tejghea de recepție/informare, realizată din MDF/PAL melaminat, material 
compozit sau echivalent, integrată în designul general al standului și marcată vizibil cu identitatea 
Republicii Moldova. 
- Zona B2B: minimum 4 mese pentru discuții și minimum 16 scaune, sau o soluție echivalentă 
justificată prin concept, care să permită desfășurarea întâlnirilor profesionale. 
- Mobilier auxiliar:  dulapuri/rafturi pentru depozitare, suporturi pentru broșuri și elemente de 
expunere, realizate din metal, MDF/PAL melaminat, plexiglas, sticlă securizată sau materiale 
echivalente. 
- Reprezentarea participanților: sistem integrat de afișare a denumirilor sau logourilor celor 11 
participanți, realizat prin print pe oracal, print pe panouri, litere volumetrice, ecran digital sau soluție 
echivalentă aprobată de Beneficiar. 
- Echipamente multimedia:  minimum 1 ecran LED/TV pentru conținut video de promovare, 
integrat în structura standului. Ecranele suplimentare pot fi propuse de ofertant, dacă sunt justificate 
funcțional. 
- Iluminare: iluminare generală uniformă și iluminare de accent pentru elementele de branding, 
zona de recepție și spațiile de prezentare. Se va utiliza lumină albă caldă sau neutră, adecvată unui stand 
turistic premium. 
- Elemente grafice și finisaje: printuri de calitate înaltă, oracal, textile imprimate, panouri grafice, 
litere volumetrice sau alte soluții profesionale. Suprafețele vizibile vor avea finisaj mat sau semi -mat, 
pentru evitarea reflexiilor excesive. 
- Conexiuni tehnice: prize, cabluri, prelungitoare, mascarea cablurilor și alte accesorii electrice 
necesare, în conformitate cu regulile WTM London/ExCeL London. 
- Dotări auxiliare:  coșuri de gunoi, elemente decorative aprobate, plante naturale sau alte 
elemente ambientale, dacă sunt permise de organizator și sunt compatibile cu designul standului. 
Nu se admit materiale improvizate, instabile, deteriorate, vizibil uzate, inflamabile neconforme sau 
incompatibile cu cerințele tehnice și de securitate aplicabile la WTM London/ExCeL London.
6 
 
6. Cerințe privind sustenabilitatea 
Prestatorul va utiliza, în măsura posibilităților , materiale reutilizabile, reciclabile sau cu impact redus 
asupra mediului, soluții eficiente energetic și metode de producție care reduc deșeurile , iar dacă va fi 
posibil va închiria unele servicii/soluții pentru a satisface cerințele prestatorului descrise în prezentul 
caiet de sarcini. Oferta tehnică va indica elementele sustenabile propuse și modul în care acestea 
contribuie la reducerea impactului asupra mediului. 
7. Cerințe privind siguranța, conformitatea și răspunderea 
Prestatorul va fi responsabil pentru: 
a) stabilitatea structurală a standului; 
b) respectarea cerințelor de securitate la incendiu; 
c) respectarea regulilor privind instalațiile electrice; 
d) utilizarea echipamentelor și materialelor conforme; 
e) respectarea normelor de sănătate și securitate î

nțelor de securitate la incendiu; 
c) respectarea regulilor privind instalațiile electrice; 
d) utilizarea echipamentelor și materialelor conforme; 
e) respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă; 
f) obținerea aprobărilor tehnice necesare; 
g) asigurarea personalului calificat pentru montare și demontare; 
h) respectarea termenelor, căilor de acces, procedurilor de încărcare/descărcare și altor reguli impuse 
de organizator; 
i) remedierea imediată a neconformităților identificate de organizator sau de Beneficiar. 
Prestatorul trebuie să dețină sau să asigure, prin subcontractanții săi, acoperirea necesară pentru 
răspunderea față de terți în legătură cu proiectarea, construcția, montarea, funcționarea, demontarea și 
evacuarea standului. Acoperirea trebuie să fie valabilă în Regatul Unit și să includă perioada de montare, 
perioada expoziției și perioada de demontare. Prestatorul va fi responsabil pentru prejudiciile, 
penalitățile, costurile suplimentare sau restricțiile cauzate de nerespectarea cerințelor organizatorului, ale 
locației sau ale prezentului caiet de sarcini. 
8. Sarcinile și Livrabile 
Prestatorul va livra: 
a) conceptul tehnic și vizual al standului  – La etapa de depunere a ofertei , ulterior va fi corectat si 
aprobat de Beneficiar; 
b) randări 3D ale standului  – La etapa de depunere a ofertei, ulterior va fi corectat si aprobat de 
Beneficiar; 
c) plan tehnic cu dimensiuni  – La etapa de depunere a ofertei, ulterior va fi corectat si aprobat de 
Beneficiar; 
d) plan de zonare funcțională – La etapa de depunere a ofertei, ulterior va fi corectat si aprobat de 
Beneficiar; 
e) lista materialelor, mobilierului și echipamentelor – La etapa de depunere a ofertei, ulterior va fi 
corectat si aprobat de Beneficiar; 
f) plan de iluminare și alimentare electrică  – La etapa de depunere a ofertei, ulterior va fi corectat 
si reaprobat de Beneficiar;
7 
 
g) documentele tehnice necesare aprobării de către organizator; 
h) standul construit, amenajat, echipat și funcțional; 
i) demontarea completă și evacuarea materialelor; 
j) curățarea și predarea spațiului către organizator; 
9. Calendar de implementare 
 
Etapă Activitate Termen 
1.  Ședința de lansare cu Beneficiarul maximum 3 zile lucrătoare de la semnarea 
contractului 
2.  Ajustarea conceptului câștigător și 
prezentarea versiunii finale spre aprobare 
maximum 5 zile lucrătoare de la primirea 
observațiilor Beneficiarului 
3.  
Elaborarea documentației tehnice pentru 
categoria „4m high and under single 
storey stand” 
conform calendarului propus de Prestator, dar 
suficient de devreme pentru respectarea 
termenului WTM 
4.  
Transmiterea documentației tehnice 
complete către WTM London/ExCeL 
London, prin platforma indicată de 
organizator 
cel târziu până la 7 august 2026, ora 17:00 
GMT 
5.  Producerea elementelor standului 
după aprobarea conceptului final de către 
Beneficiar și obținerea aprobărilor tehnice 
necesare 
6.  Transport, livrare și pregătire logis

 2026, ora 17:00 
GMT 
5.  Producerea elementelor standului 
după aprobarea conceptului final de către 
Beneficiar și obținerea aprobărilor tehnice 
necesare 
6.  Transport, livrare și pregătire logistică 
conform regulilor WTM London/ExCeL 
London privind accesul vehiculelor, 
încărcarea/descărcarea și programarea 
livrărilor 
7.  Montarea/construcția standului 29 octombrie-1 noiembrie 2026, în intervalele 
permise de organizator 
8.  
Stand dressing, ajustări finale, curățenie, 
verificări tehnice și predarea standului 
către Beneficiar 
2 noiembrie 2026 
9.  Funcționarea standului și asistență tehnică 
pe durata expoziției 3-5 noiembrie 2026 
10.  Evacuarea obiectelor mici/valorilor 
transportabile manual 
5 noiembrie 2026, după închiderea expoziției, 
conform regulilor organizatorului 
11.  
Demontarea standului, evacuarea 
materialelor, gestionarea deșeurilor și 
eliberarea spațiului 
6 noiembrie 2026, 08:00-20:00; 7 noiembrie 
2026, 08:00-20:00; 8 noiembrie 2026, 08:00-
14:00 
12.  
Raport final privind serviciile prestate, 
inclusiv fotografii ale standului și 
confirmarea demontării/predării spațiului 
maximum 10 zile lucrătoare după finalizarea 
demontării 
Prestatorul va ține cont că lucrul peste program sau pe timp de noapte nu este permis de organizator. 
Standul va fi proiectat și produs astfel încât construcția efectivă să fie finalizată până la sfârșitul zilei de
8 
 
1 noiembrie 2026. Ziua de 2 noiembrie 2026 este rezervată exclusiv pentru stand dressing, instalarea 
materialelor promoționale, ajustări finale, curățenie, verificări tehnice și predarea standului către 
Beneficiar. 
Dacă WTM London/ExCeL London va comunica modificări ale termenelor sau ale procedurilor 
operaționale, Prestatorul va ajusta calendarul de implementare fără afectarea calității serviciilor și fără 
costuri suplimentare nejustificate pentru Beneficiar. 
10. Cerințe minime față de Prestator 
Ofertantul trebuie să demonstreze capacitatea profesională, tehnică și operațională necesară pentru 
executarea contractului. 
Cerințe minime recomandate: 
a) Prestatorul va da dovadă de proiectarea și construcția a minim 2 stand, similar după complexitate, 
în ultimii 3 ani; 
b) experiență în proiectarea, construcția și montarea standurilor expoziționale pentru târguri sau 
expoziții internaționale va fi considerat avantaj; 
c) personal calificat pentru proiectare, producere, montare, management tehnic și demontare care a 
avut experiență în prestarea serviciilor similare; 
d) cunoașterea cerințelor tehnice și de siguranță aplicabile construcțiilor expoziționale; 
e) disponibilitatea de a presta serviciile în or. Londra, Marea Britanie, în termenele stabilite de 
organizator. 
f) Experiența în realizarea standurilor pentru destinații turistice, autorități publice, organizații 
naționale de promovare, camere de comerț, agenții de investiții, organizații internaționale sau 
expoziții din domeniul turismului va constitui avantaj. 
11. Echipa minimă recomandată 
Ofertantu

ații 
naționale de promovare, camere de comerț, agenții de investiții, organizații internaționale sau 
expoziții din domeniul turismului va constitui avantaj. 
11. Echipa minimă recomandată 
Ofertantul va propune o echipă capabilă să asigure implementarea integrală a serviciilor. Echipa minim-
recomandată include: 
a) coordonator de proiect; 
b) designer/arhitect de stand expozițional; 
c) specialist tehnic/construcții expoziționale; 
d) echipă de montare și demontare; 
e) responsabil pentru suport tehnic pe durata expoziției. 
Aceeași persoană poate cumula mai multe roluri, dacă ofertantul demonstrează că are capacitatea 
necesară pentru executarea contractului în termen și la standardele solicitate. 
12. Obligațiile Prestatorului 
Prestatorul are următoarele obligații: 
a) să execute serviciile la timp și în conformitate cu prezentul ToR;
9 
 
b) să respecte indicațiile Beneficiarului privind identitatea vizuală și mesajele de promovare; 
c) să respecte cerințele WTM London și ExCeL London; 
d) să obțină aprobările tehnice necesare pentru montarea standului; 
e) să utilizeze materiale și echipamente conforme; 
f) să asigure personal calificat; 
g) să remedieze prompt orice defecțiune sau neconformitate; 
h) să asigure demontarea și evacuarea completă a standului; 
i) să asigure curățarea și predarea spațiului după demontare; 
j) să suporte consecințele neconformităților cauzate de executarea defectuoasă a serviciilor; 
k) să păstreze confidențialitatea informațiilor primite de la Beneficiar. 
13. Proprietatea intelectuală 
Drepturile asupra conceptului final, randărilor, fișierelor grafice adaptate și materialelor elaborate în 
cadrul contractului vor fi reglementate prin contract. Prestatorul nu va utiliza conceptul, imaginile, 
materialele grafice sau alte elemente asociate participării Republicii Moldova la WTM London 2026 în 
scopuri comerciale sau promoționale fără acordul scris al Beneficiarului.