Anexa nr.3_Caiet_de_sarcini_Modul_Stationar_v02

Anexa nr.3

IMSP Spitalul Clinic Municipal de Copii „V. Ignatenco”

mun. Chișinău, Republica Moldova

CAIET DE SARCINI

privind achiziționarea serviciilor de dezvoltare și integrare a

MODULULUI STAȚIONAR

în cadrul Sistemului Informațional Integrat de Asistență Medicală (SIIAM)

Tip procedură: achiziție de servicii de dezvoltare software (TIC)

Cod CPV: 7200000-5— Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă

Anul: 2026

CUPRINS

1. Dispoziții generale

1.1. Autoritatea contractantă

Denumire: IMSP Spitalul Clinic Municipal de Copii „V. Ignatenco” (în continuare – Autoritatea contractantă sau Beneficiarul).

Adresa: mun. Chișinău, Republica Moldova.

Profil: instituție medico-sanitară publică de profil pediatric, care acordă asistență medicală spitalicească copiilor.

1.2. Obiectul achiziției

Obiectul prezentului caiet de sarcini îl constituie achiziționarea serviciilor de, dezvoltare, configurare, testare, implementare și integrare, a Modulului STAȚIONAR în cadrul Sistemului Informațional Integrat de Asistență Medicală (SIIAM), inclusiv digitalizarea fluxurilor clinice și administrative aferente episodului de spitalizare, de la internare până la externare.

Modulul STAȚIONAR trebuie să asigure evidența medicală primară electronică în conformitate cu formularele aprobate de Ministerul Sănătății, precum și interoperabilitatea cu componentele deja dezvoltate în SERP și cu modulele conexe ale SIIAM.

1.3. Definiții și abrevieri

2. Contextul și justificarea achiziției

În prezent, o parte din funcționalitățile aferente episodului de spitalizare sunt dezvoltate sau parțial dezvoltate în SERP, însă o serie semnificativă de submodule și formulare clinice obligatorii nu sunt încă disponibile în format electronic. Această situație generează o evidență medicală fragmentată, dublarea pe suport de hârtie a unor documente și dificultăți în raportarea statistică și în decontarea serviciilor.

Inventarul funcțional prezentat în capitolul 6 evidențiază că, din totalul submodulelor STAȚIONAR, o parte sunt deja dezvoltate (stare „DA”), o parte sunt dezvoltate parțial (stare „DA/PARȚIAL”) și necesită completare/ajustare, iar majoritatea submodulelor clinice (stare „NU”) urmează a fi dezvoltate de la zero, pe baza formularelor-model anexate.

Implementarea integrală a Modulului STAȚIONAR va asigura trasabilitatea completă a parcursului pacientului, conformitatea cu cadrul normativ în vigoare, reducerea volumului de documente pe hârtie, creșterea calității datelor și sprijinirea proceselor de raportare și decontare.

3. Scopul și obiectivele

3.1. Scopul general

Digitalizarea integrală și unitară a fluxului de spitalizare în cadrul SIIAM, prin dezvoltarea, completarea și integrarea tuturor submodulelor și formularelor STAȚIONAR, astfel încât întreaga documentație medicală primară să fie generată, completată, stocată și raportată electronic.

3.2. Obiective specifice

Dezvoltarea submodulelor aflate în stare „NU”, conform formularelor-model anexate și cadrului norm

dicală primară să fie generată, completată, stocată și raportată electronic.

3.2. Obiective specifice

Dezvoltarea submodulelor aflate în stare „NU”, conform formularelor-model anexate și cadrului normativ aplicabil.

Completarea și ajustarea submodulelor aflate în stare „DA/PARȚIAL” pentru acoperirea integrală a câmpurilor și fluxurilor (inclusiv pct. 33–40 ale Fișei 003/e-2012).

Reutilizarea și integrarea funcționalităților deja existente în SERP, fără dublarea datelor.

Asigurarea generării formularelor imprimate conform machetelor instituționale (inclusiv cu logoul spitalului ).

Asigurarea interoperabilității cu modulele conexe (Internare/Document de internare, Laborator clinic și bacteriologic, Prescripție, Decontare/CNAM).

Respectarea cerințelor de securitate și de protecție a datelor cu caracter personal conform Legii nr. 133/2011.

Diferențierea rolurilor și drepturilor de acces pe categorii de utilizatori (medic, medic RTI, asistent medical, etc.).

4. Cadrul normativ și de reglementare

Soluția dezvoltată va asigura conformitatea cu actele normative relevante, inclusiv, dar fără a se limita la:

Ordinul Ministerului Sănătății nr. 426 din 11.05.2012 „Privind aprobarea formularelor statistice de evidență medicală primară” (inclusiv Fișa 003/e-2012 și anexele aferente nr. 1–6);

Ordinul Ministerului Sănătății nr. 303 din 06.05.2010 (Anexa nr. 3 – Acord informat la intervenția medicală);

Ordinul Ministerului Sănătății nr. 27 din 13.01.2017 „Standard de organizare, funcționare și practică în cadrul secțiilor de Terapie Intensivă” (Anexele 6.2 și 6.3);

Legea nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția datelor cu caracter personal;

Reglementările privind raportarea statistică (Formularul nr. 66/e-2012 – Fișa statistică) și decontarea serviciilor medicale (contractele cu CNAM);

Reglementările interne ale instituției privind organizarea fluxurilor clinice, machetele formularelor și utilizarea elementelor de identitate vizuală.

Pe parcursul executării contractului, prestatorul va actualiza soluția în cazul modificării actelor normative care afectează formularele sau fluxurile implementate.

5. Cerințe funcționale generale ale Modulului STAȚIONAR

Modulul STAȚIONAR va acoperi întregul ciclu de spitalizare și va respecta următoarele cerințe funcționale generale, aplicabile transversal tuturor submodulelor:

Identificarea unică a pacientului și a episodului de spitalizare, cu preluarea automată a datelor din Documentul de internare (fără reintroducere manuală).

Completarea electronică a formularelor pe baza machetelor anexate, cu validarea câmpurilor obligatorii și a coerenței datelor.

Utilizarea de șabloane și nomenclatoare reutilizabile (diagnostice CIM-10, manopere, medicamente, secții, specialități, personal).

Înregistrarea automată a metadatelor: autor, dată și oră, rol, secție; cu asigurarea trasabilității complete a tuturor operațiunilor efectuate asupra datelor.

Semnătura electronică / confirmarea autorului pentru documentele medicale, conform cadrului ap

oră, rol, secție; cu asigurarea trasabilității complete a tuturor operațiunilor efectuate asupra datelor.

Semnătura electronică / confirmarea autorului pentru documentele medicale, conform cadrului aplicabil.

Trasabilitatea cronologică a tuturor evenimentelor clinice din cadrul episodului (internare → evoluție → investigații → intervenții → externare).

Generarea și tipărirea formularelor în formate predefinite, cu respectarea identității vizuale a instituției.

Căutare, filtrare și raportare după criterii multiple (pacient, secție, perioadă, diagnostic, medic, tip document).

Funcționarea pe stații de lucru din rețeaua instituției, cu interfață în limba română.

6. Cerințe funcționale detaliate pe submodule

Tabelul de mai jos prezintă inventarul complet al submodulelor STAȚIONAR, cu indicarea cadrului normativ, a stării actuale de dezvoltare în SERP, a formularelor-model (anexelor) pe baza cărora se va realiza dezvoltarea, a observațiilor relevante și a categoriei de utilizator. Legenda stărilor:

DA – dezvoltat; DA / PARȚIAL – dezvoltat parțial, necesită completare; NU – de dezvoltat.

7. Formulare imprimate

Modulul va asigura generarea și tipărirea următoarelor formulare, cu respectarea machetelor și a identității vizuale instituționale:

Notă: 1. Fișa medicală a bolnavului de staționar utilizează macheta cu LOGO spitalului (Anexa 17).

2.Anexă-model vor fi prezentate suplimentar prestatorului de dezvoltare a soluției digitale.

8. Cerințe funcționale specifice (precizări)

Pe lângă inventarul din capitolul 6, prestatorul va asigura următoarele cerințe specifice, derivate din notele și particularitățile formularelor-model:

8.1. Internare

La submodulul Internare se vor completa câmpurile aferente punctelor 1–32 ale Fișei 003/e-2012. Punctele 33–40 (inclusiv certificatul de concediu medical – pct. 33 și transferul – pct. 38) se gestionează prin submodulele dedicate, dar trebuie integrate logic în aceeași fișă, astfel încât datele să fie reflectate unitar la nivelul episodului.

8.2. Examinare primară și examinare primară RTI

Examinarea primară de secție poate fi efectuată de medicul de gardă și/sau medicul curant, cu evidențierea autorului. Pentru RTI, Foaia de tratament va fi structurată obligatoriu pe ore, cu posibilitatea de înregistrare și monitorizare orară a indicațiilor și administrărilor.

8.3. Vizita comună cu șeful secției

Se vor implementa atât vizita primară în comun, cât și reevaluarea la 72 de ore, conform machetelor anexate, cu semnătura/confirmarea ambilor participanți (medic curant și șef de secție).

8.4. Acorduri informate

Se vor implementa acordurile informate (la intervenția medicală, pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, pentru substanța de contrast, pentru endoscopie superioară, pentru transfuzie și pentru testul HIV), cu legarea fiecărui acord de actul medical corespunzător și înregistrarea momentului obținerii.

8.5. Evoluție zilnică

Se vor configura șabloane de evoluție zilnică, inclusiv variante specifice pe

V), cu legarea fiecărui acord de actul medical corespunzător și înregistrarea momentului obținerii.

8.5. Evoluție zilnică

Se vor configura șabloane de evoluție zilnică, inclusiv variante specifice pe secții/specialități (standard, neurochirurgie, traumatologie, Pediatrie nr. 3).

8.6. Transfer intraspitalicesc și certificat de concediu medical

Transferul dintr-o secție în alta se va completa la pct. 38, chiar dacă inițierea se face din Documentul de internare. Certificatul de concediu medical se va argumenta și genera pe baza pct. 33 și a machetei de argumentare anexate.

8.7. Investigații (radiografie, USG, endoscopie, ECG, EEG)

Submodulele de investigații vor permite programarea, efectuarea și înregistrarea rezultatelor, cu legarea rezultatului de episodul de spitalizare și de specialistul executant. Pentru USG se vor implementa variantele de buletin pe tip de examinare (organe interne, tiroidă, ecocardiografie Doppler color, cavitate pleurală, bazin mic).

8.8. Bloc operator și anestezie

Se vor implementa Protocolul anestezie (cu fișa de siguranță chirurgicală și chestionarul preanestezic) și Protocolul operator (Anexa nr. 4), cu corelarea cronologică a actului anestezic și a celui operator.

8.9. Monitorizare (ATI și temperatură) și transfuzie

Se vor implementa Foaia de indicatori principali ai stării bolnavului (secția reanimare), Foaia de temperatură (12/30 zile) și documentarea transfuziei (formulare 436e/437e/447e și acordurile aferente).

8.10. Externare și interfața cu Laboratorul

La externare se vor genera diagnosticul final, recomandările și biletul de externare/epicriza. Submodulul Investigații de laborator se corelează cu Modulul Laborator clinic și Laborator bacteriologic, pe baza modelelor suplimentare transmise.

9. Cerințe privind rolurile și drepturile de acces

Soluția va implementa un model de control al accesului bazat pe roluri (RBAC), corelat cu utilizatorii indicați în inventar:

Accesul va fi acordat pe principiul minimului necesar, cu posibilitatea de configurare a rolurilor de către administrator și cu jurnalizarea acțiunilor.

10. Cerințe tehnice generale

Arhitectură modulară, scalabilă și integrată în ecosistemul SIIAM, fără dublarea datelor existente.

Aplicație de tip web, accesibilă prin browser, fără necesitatea instalării de software dedicat pe stațiile de lucru.

Suport pentru utilizatori concurenți corespunzător necesarului instituției, cu timpi de răspuns acceptabili în condiții normale de utilizare.

Mecanisme de backup și de restaurare a datelor, cu păstrarea integrității și a istoricului.

Compatibilitate cu nomenclatoarele și clasificările naționale utilizate (CIM-10, nomenclatoare de medicamente, manopere etc.).

Posibilitatea de configurare a șabloanelor și formularelor fără rescrierea codului-sursă.

11. Cerințe de integrare și interoperabilitate

Integrarea cu funcționalitățile dezvoltate în SERP (stările „DA” / „DA/PARȚIAL”), prin reutilizarea datelor și evitarea reintroducerii.

Preluarea datelor pacientului și ale

rare și interoperabilitate

Integrarea cu funcționalitățile dezvoltate în SERP (stările „DA” / „DA/PARȚIAL”), prin reutilizarea datelor și evitarea reintroducerii.

Preluarea datelor pacientului și ale episodului din Documentul de internare.

Interoperabilitatea cu Modulul Laborator clinic și Laborator bacteriologic pentru solicitarea analizelor și recepția rezultatelor.

Integrarea cu submodulele de prescripție, administrare tratament și decontare (corelarea cu contractele CNAM).

Expunerea/consumul de servicii prin interfețe (API) standardizate și documentate.

12. Cerințe de securitate și protecția datelor cu caracter personal

Conformitatea cu Legea nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția datelor cu caracter personal.

Autentificarea utilizatorilor și controlul accesului bazat pe roluri; parole/credențiale gestionate în condiții de securitate.

Jurnalizarea (audit-trail) inalterabilă a accesărilor și modificărilor datelor medicale, cu identificarea autorului, datei și orei.

Criptarea datelor sensibile în tranzit; măsuri de protecție a datelor în repaus, conform bunelor practici.

Gestionarea consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal (Acordul – Anexa 4) la nivel de pacient/episod.

Politici de retenție și de ștergere a datelor conform cadrului normativ aplicabil.

13. Cerințe privind interfața și experiența utilizatorului

Interfață în limba română, intuitivă și consecventă, adaptată fluxurilor clinice.

Formulare cu validări, completare asistată (autocomplete) și valori implicite acolo unde este relevant.

Reutilizarea datelor deja introduse în cadrul aceluiași episod pentru reducerea efortului de completare.

Generarea formularelor imprimabile cu aspect curat și pregătite pentru tipărire fizică, conform machetelor instituționale.

14. Etapele de implementare și termenele

Implementarea se va realiza etapizat. Termenele exacte (în zile/luni de la semnarea contractului) se vor stabili în contract; tabelul de mai jos prezintă structura recomandată a etapelor:

15. Cerințe privind testarea și recepția

Prestatorul va asigura testarea funcțională, de integrare și de securitate înainte de recepție.

Recepția se va realiza pe bază de testare de acceptanță (UAT) împreună cu utilizatorii-cheie ai instituției.

Criteriul de acceptanță îl constituie completarea, generarea și tipărirea corectă a formularelor conform machetelor și cadrului normativ, precum și funcționarea integrărilor.

Defectele identificate vor fi remediate în termenele convenite, înainte de semnarea procesului-verbal de recepție finală.

16. Cerințe privind instruirea utilizatorilor

Instruirea utilizatorilor pe categorii de roluri (medic, medic RTI, asistent medical).

Furnizarea de ghiduri de utilizare în limba română și de materiale de instruire.

Suport pe perioada punerii în funcțiune (hypercare) imediat după lansarea în producție.

17. Cerințe privind documentația

Documentația tehnică a soluției (arhitectură, integrări, API).

Documentația de administrare (configurare roluri, șabloan

hypercare) imediat după lansarea în producție.

17. Cerințe privind documentația

Documentația tehnică a soluției (arhitectură, integrări, API).

Documentația de administrare (configurare roluri, șabloane, nomenclatoare).

Manualul utilizatorului pe roluri.

Documentația de securitate și de gestionare a datelor cu caracter personal.

18. Garanție și mentenanță (SLA)

Perioadă de garanție pentru remedierea gratuită a defectelor de la recepție (termenul exact se stabilește în contract).

Servicii de mentenanță corectivă, adaptivă și evolutivă pe durata convenită.

Timpi de răspuns și de soluționare diferențiați pe niveluri de severitate a incidentelor (SLA).

Actualizarea soluției la modificarea actelor normative care afectează formularele sau fluxurile implementate.

19. Cerințe față de operatorul economic

Experiență demonstrată în dezvoltarea și integrarea de sisteme informaționale, preferabil în domeniul medical/sănătate.

Echipă de proiect cu competențe în analiză, dezvoltare, integrare, securitate și management de proiect.

Capacitatea de a asigura instruirea, garanția și mentenanța conform cerințelor.

Respectarea cerințelor de confidențialitate și de protecție a datelor cu caracter personal.

20. Livrabile

Soluția software (Modulul STAȚIONAR) dezvoltată, integrată și pusă în funcțiune.

Toate submodulele și formularele din capitolele 6 și 7, în conformitate cu machetele anexate.

Documentația tehnică, de administrare și de utilizare.

Procesele-verbale de recepție și materialele de instruire.

21. Proprietatea intelectuală și confidențialitatea

Drepturile de utilizare asupra soluției livrate și a configurărilor specifice instituției, precum și a datelor, aparțin Beneficiarului, conform condițiilor contractuale. Codul-sursă, ori soluții de escrow al codului-sursă, se vor conveni contractual pentru a asigura continuitatea exploatării. Prestatorul și personalul acestuia păstrează confidențialitatea tuturor datelor cu caracter personal și a informațiilor la care au acces, inclusiv după încetarea contractului, conform Legii nr. 133/2011.

22. Anexe (formulare-model)

Următoarele formulare-model fac parte integrantă din prezentul caiet de sarcini și stau la baza dezvoltării submodulelor și a formularelor imprimate:

An. 1 – Fișa medicală a bolnavului de staționar nr. 003/e-2012

An. 2 – Examinarea primară a bolnavului (Anexa nr. 1 la Fișa 003/e-2012)

An. 2.1 / 2.1.1 – Formulare terapie intensivă; Fișa examen primar RTI (Anexa 6.2)

An. 2.2 / 2.3 – Vizita primară și vizita la 72 h în comun cu șeful secției (Pediatrie nr. 3)

An. 3 – Acord informat la intervenția medicală

An. 4 – Acord informat privind prelucrarea datelor cu caracter personal

An. 5 / 5.1–5.3 – Evoluție zilnică (standard, neurochirurgie, traumatologie, Pediatrie nr. 3)

An. 6 – Examinarea specialiștilor consultanți

An. 7 – Argumentarea concediului medical

An. 8 / 8.1 – Examinare radiodiagnostică; Acord substanță de contrast

An. 9 / 9.1–9.4 – Buletine USG (organe interne, tiroidă, ecocardiografie Doppler color

ți

An. 7 – Argumentarea concediului medical

An. 8 / 8.1 – Examinare radiodiagnostică; Acord substanță de contrast

An. 9 / 9.1–9.4 – Buletine USG (organe interne, tiroidă, ecocardiografie Doppler color, cavitate pleurală, bazin mic)

An. 10 / 10.1 – Endoscopie; Acord endoscopie superioară

An. 11 / 11.1 / 11.2 – Protocol anestezie; Fișa de siguranță chirurgicală; Chestionar preanestezic

An. 12 – Protocol operator (Anexa nr. 4 la Fișa 003/e-2012)

An. 13 / 13.1–13.4 – Formulare transfuzie (436e, 437e, 447e); acord transfuzie; acord test HIV

An. 14 – Foaie de indicatori principali, secția reanimare

An. 15 / 15.1 – Foaia de temperatură (12 zile / 30 zile)

An. 16 – Buletin analiză HIV; modele pentru Laborator clinic și bacteriologic

An. 17 / 17.1 – Fișa 003/e-2012 cu LOGO „Ignatenco”; Acord transfer

An. 18 – Fișa statistică (Formular nr. 66/e-2012)

Notă: Formularele-model vor fi prezentate suplimentar prestatorului de dezvoltare a soluției digitale.

Conducătorul grupului de lucru ___________________ Alexandru HOLOSTENCO

odule noi funcționale.